الدورة المستندية للمشتريات بشكل تفصيلي

تعد الدورة المستندية للمشتريات أحد العناصر الأساسية في عملية إدارة المشتريات والتوريد، وتهدف هذه الدورة إلى توثيق وإدارة جميع العمليات والمعاملات التي تتم بين الشركة والموردين. وتتضمن هذه العمليات شراء المنتجات والخدمات الضرورية للشركة، وتحديد احتياجات المشتريات وتقييم العروض المقدمة من قبل الموردين، وإجراء المفاوضات والاتفاقيات وتحديد الشروط والأحكام اللازمة لعملية الشراء.

يتمثل الهدف الرئيسي للدورة المستندية للمشتريات في ضمان حصول الشركة على المواد والخدمات بأفضل جودة وبأقل تكلفة ممكنة، كما يهدف إلى ضمان سرعة استجابة الموردين وتحسين عملية التوريد والتسليم.

تشمل الدورة المستندية للمشتريات العديد من المراحل التي يتم تنفيذها بشكل متسلسل، بدءًا من تقدير احتياجات المشتريات وانتهاءً بإصدار أمر الشراء والتأكد من توريد المواد والخدمات بالشكل المطلوب. ويتضمن ذلك إعداد مستندات العطاءات وفحصها، وتقييم العروض المقدمة من قبل الموردين، وتحديد المورد الأنسب لعملية الشراء، وإصدار أمر الشراء والتعامل مع الفواتير والمستندات المالية الأخرى.

ومن خلال تنظيم هذه العمليات بشكل صحيح وفعال، يمكن للشركات تحسين عملية إدارة المشتريات والحد من التكاليف وزيادة الإنتاجية والربحية. لذا، تعد الدورة المستندية للمشتريات عنصرًا حيويًا في نجاح الشركات واستمراريتها في السوق.

الدورة المستندية للمشتريات :

ملاحظة ( قد تختلف دورة المشتريات اختلافات بسيطة من شركة لشركة حسب طبيعة العمل )

الدورة المستندية للمشتريات كالتالى :

• طلب شراء من الادارة الرغبة فى الشراء موضح به مواصفات الاصناف وكمياتها
• توقيع السلطة المفوضة على طلب الشراء ( مدير الادارة الراغبة فى الشراء مثلاً )
• موافقة السلطة المصرح لها ( المدير العام – رئيس القطاع فى الجهات الحكومية )
• توجيه الطلب الى ادارة المشتريات
• تحصل ادارة المشتريات على عروض اسعار من ثلاث جهات على الاقل وتختار العرض الاقل
• تحرر ادراة المشتريات امر توريد للبائع محدد فية الاصناف والكميات المطلوبة
• يتم توريد الاصناف طبقاً لامر التوريد ويتم استلامها بمعرفة لجنة فحص واستلام وتضاف الى المخازن بموجب محاضر الفحص والاستلام وفواتير الشراء
• يتم ارسال الفواتير الى ادراة الحسابات لاصدار شيك باسم المورد بقيمة البضاعة المورده
• يتم تسليم الشيك الى المورد على سركى او على صورة ضوئية
• يتم تسجيل العملية فى السجلات وتسجيل المورد فى سجل الموردين

تعريفات خاصة بالدورة المستندية للمشتريات :

1. طلب الشراء :
وهو أولى مراحل دورة المشتريات وهو عباره عن بيان يقدمه القسم المختص (مثل: قسم المخازن أو قسم الانتاج..) لادارة المشتريات موضح به مواصفات الاصناف وكمياتها يطلب منها توفير متطلباته .بكميات معينه.وبعد الموافقه على طلب الشراء سواء كان كله او بعضه يقوم قسم المشتريات بالتواصل مع الموردين لارسال عروض الاسعار بالكميات المطلوبه
2. طلب عروض أسعار :
وهذه هي المرحله الثانيه من مراحل دورة المشتريات وهنا يكون دور مسؤول المشتريات انه يحصل على اكثر من عرض سعر من الموردين .
3. إرسال أوامر التوريد :
وهذه ثالث مرحله من مراحل دورة المشتريات , وفيها ادارة المشتريات ترسل اوامر توريد للموردين تبلغهم فيها بالاصناف المطلوب شراؤها , ويوضح فى امر التوريد المنتجات او الاصناف المطلوبه وتاريخ التوريد والفرع الذى يتم التوريد عليه و اسعار الاصناف بناءا على عرض السعر المستلم من المورد.
4. موافقة السلطة المصرح لها ( المدير العام – رئيس القطاع فى الجهات الحكومية )
وتكون موافقة مكتوبة سواء بشكل منفصل او بتوقيع رسمي علي طلب المشتريات .
5. توجيه الطلب الى ادارة المشتريات 
6. اذن الاضافه (فاتورة الشراء):
والمقصود بها هى الاثبات المحاسبي لفاتورة الشراء واثبات استحقاق المديونيه على المورد
وهناك اعتبارات فنيه فى التوجيه المحاسبي لفاتورة الشراء ومنها :
ان تكلفة الاصناف أو الخامات او الاصول المشتراه لا تقتصر على سعر شراء المورد ولكن يمكن ان تدخل تكلفة اضافيه مثل النقل والشحن والتفريغ والجمارك وغيرها من التكاليف الغير مسترده.
فى بعض الاحيان ان مورد الخدمه مثل : الشحن والنقل لا يكون مثل مورد السلعه الماديه وبالتالى يجب ان يراعى فى التوجيه المحاسبي ادخال الصنف المادى بتكلفته بالإضافه إلى تكلفة الشحن

يمكنك ايضا الاطلاع علي بعض النماذج الخاصة بالشراء والمخازن من هنا